HUISHOUDELIJK REGLEMENT STICHTING MEET & EAT mei 2026
Inleiding
Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de Stichting Meet & Eat. De regels in dit document zijn bedoeld om het dagelijks bestuur, de samenwerking en de verantwoordelijkheden binnen de organisatie praktisch en helder te regelen.
Let op: het huishoudelijk reglement mag nooit in strijd zijn met de statuten of de wet. Bij twijfel gaat de tekst van de statuten altijd voor.
Bestuur
Het bestuur bestaat minimaal uit voorzitter, secretaris en penningmeester.
Het bestuur vergadert minimaal acht keer per jaar. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Van elke bestuursvergadering worden notulen gemaakt die in de volgende vergadering worden vastgesteld.
Faciliteiten voor vrijwilligers
Als er kosten zijn voor de uitvoering van de vrijwilligerstaken kan er (altijd in overleg met het bestuur) gedeclareerd worden. Bonnetjes enz. dienen te worden overlegd.
Registratie
Alle vrijwilligers staan geregistreerd in de vrijwilligersadministratie (onder meer nodig voor de verzekering).
De stichting moet voldoen aan de AVG, wat inhoudt dat zij de privacygevoelige gegevens van vrijwilligers zorgvuldig moet registreren, beschermen en niet langer bewaren dan nodig.
Foto’s van vrijwilligers worden, alleen met hun toestemming, geplaatst op de website.
Foto’s van activiteiten worden geplaatst op de website en Facebookpagina van Meet & Eat.
Voorafgaand aan de activiteit wordt aangegeven dat een vrijwilliger of gast het mag melden als hij/zij niet op een foto wil die gepubliceerd wordt.
Verzekering
Mocht de vrijwilliger tijdens het uitvoeren van werkzaamheden voor Meet & Eat letsel oplopen dan loopt dat in eerste instantie via de eigen ziektekostenverzekering. Mocht deze niet toereikend zijn dan kan er aanspraak worden gemaakt op de collectieve verzekering die de gemeente Uitgeest voor alle vrijwilligers heeft afgesloten. Dit geldt ook voor opgelopen schade die niet door de eigen verzekering wordt gedekt.
Nieuwe vrijwilligers
Vacatures worden vermeld op de website en aangemeld bij het Vrijwilligersinformatiepunt. Een nieuwe vrijwilliger maakt kennis met één of meerdere bestuursleden.
Bestuursleden en vrijwilligers dienen vertrouwelijk om te gaan met de gegevens van gasten en collega-vrijwilligers en deze niet te delen met derden.
Het gebruik van mailadressen en telefoonnummers van gasten en vrijwilligers zijn uitsluitend bedoeld voor gerelateerde zaken zoals het versturen van mededelingen, nieuwsbrieven, roosters enz.
Het gebruik van mailadressen is niet toegestaan voor commerciële doeleinden, advertenties en/of oproepen die een ander doel dienen dan het belang van Meet & Eat.
Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin de statuten of het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
Wijzigingen
In het Huishoudelijk Reglement van de stichting kan geen wijziging worden gebracht dan door een besluit van het bestuur. Voorstellen tot wijziging kunnen worden ingediend door het bestuur of door vrijwilligers en dienen op de eerstvolgende bestuursvergadering behandeld te worden.
Vanaf de datum dat deze wijzigingen zijn vastgesteld gelden ze en zijn de oude bepalingen vervallen. Bij verschil van mening over de uitleg van één of meer artikelen van het Huishoudelijk Reglement beslist het bestuur.
In werking treden van het Huishoudelijk Reglement
Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking per direct.
Inleiding
Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de Stichting Meet & Eat. De regels in dit document zijn bedoeld om het dagelijks bestuur, de samenwerking en de verantwoordelijkheden binnen de organisatie praktisch en helder te regelen.
Let op: het huishoudelijk reglement mag nooit in strijd zijn met de statuten of de wet. Bij twijfel gaat de tekst van de statuten altijd voor.
Bestuur
Het bestuur bestaat minimaal uit voorzitter, secretaris en penningmeester.
Het bestuur vergadert minimaal acht keer per jaar. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Van elke bestuursvergadering worden notulen gemaakt die in de volgende vergadering worden vastgesteld.
Faciliteiten voor vrijwilligers
- Vrijwilligers krijgen wanneer zij “dienst” hebben, een gratis maaltijd.
- Ieder kwartaal verzorgt het bestuur een nieuwsbrief, waarmee de vrijwilligers geïnformeerd worden over actualiteiten en bijzonderheden over de stichting enz.
- Jaarlijks worden 2 gezellige vrijwilligersbijeenkomsten georganiseerd.
- In december ontvangen de vrijwilligers een attentie.
- Op de verjaardag van de vrijwilliger wordt een felicitatiemail bestuurd.
- Wanneer een vrijwilliger door ziekte uitvalt, wordt een kaart gestuurd. Bij langdurige ziekte volgt een persoonlijk bezoek door een bestuurslid met een attentie.
Als er kosten zijn voor de uitvoering van de vrijwilligerstaken kan er (altijd in overleg met het bestuur) gedeclareerd worden. Bonnetjes enz. dienen te worden overlegd.
Registratie
Alle vrijwilligers staan geregistreerd in de vrijwilligersadministratie (onder meer nodig voor de verzekering).
De stichting moet voldoen aan de AVG, wat inhoudt dat zij de privacygevoelige gegevens van vrijwilligers zorgvuldig moet registreren, beschermen en niet langer bewaren dan nodig.
Foto’s van vrijwilligers worden, alleen met hun toestemming, geplaatst op de website.
Foto’s van activiteiten worden geplaatst op de website en Facebookpagina van Meet & Eat.
Voorafgaand aan de activiteit wordt aangegeven dat een vrijwilliger of gast het mag melden als hij/zij niet op een foto wil die gepubliceerd wordt.
Verzekering
Mocht de vrijwilliger tijdens het uitvoeren van werkzaamheden voor Meet & Eat letsel oplopen dan loopt dat in eerste instantie via de eigen ziektekostenverzekering. Mocht deze niet toereikend zijn dan kan er aanspraak worden gemaakt op de collectieve verzekering die de gemeente Uitgeest voor alle vrijwilligers heeft afgesloten. Dit geldt ook voor opgelopen schade die niet door de eigen verzekering wordt gedekt.
Nieuwe vrijwilligers
Vacatures worden vermeld op de website en aangemeld bij het Vrijwilligersinformatiepunt. Een nieuwe vrijwilliger maakt kennis met één of meerdere bestuursleden.
Bestuursleden en vrijwilligers dienen vertrouwelijk om te gaan met de gegevens van gasten en collega-vrijwilligers en deze niet te delen met derden.
Het gebruik van mailadressen en telefoonnummers van gasten en vrijwilligers zijn uitsluitend bedoeld voor gerelateerde zaken zoals het versturen van mededelingen, nieuwsbrieven, roosters enz.
Het gebruik van mailadressen is niet toegestaan voor commerciële doeleinden, advertenties en/of oproepen die een ander doel dienen dan het belang van Meet & Eat.
Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin de statuten of het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
Wijzigingen
In het Huishoudelijk Reglement van de stichting kan geen wijziging worden gebracht dan door een besluit van het bestuur. Voorstellen tot wijziging kunnen worden ingediend door het bestuur of door vrijwilligers en dienen op de eerstvolgende bestuursvergadering behandeld te worden.
Vanaf de datum dat deze wijzigingen zijn vastgesteld gelden ze en zijn de oude bepalingen vervallen. Bij verschil van mening over de uitleg van één of meer artikelen van het Huishoudelijk Reglement beslist het bestuur.
In werking treden van het Huishoudelijk Reglement
Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking per direct.
